Собрание в работе руководителя

Эффективные собрания

Опытный руководитель знает, что собрания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами.

 

Если же вы не проводите собрания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщённости и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

 

В этой статье мы рассмотрим основы собраний, их задачи, принципы, правила и рекомендации для их эффективного проведения.

 

 

ОСНОВЫ

 

Собрание – это организованная встреча с сотрудниками, в ходе которой происходит информирование, принятие решений и обсуждение каких-либо вопросов.

 

Можно сказать, что собрание служит площадкой для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно – инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения – проводите их через ряд планёрок и совещаний.

 

Типы собраний:

  1. Собрание для обсуждения текущих проблем.
  2. Собрание для принятия решения.
  3. Собрание для передачи информации.
  4. Неформальное собрание

 

1. Собрание для обсуждение текущих проблем

Задача:

  • Определение существующей проблемы
  • Общая выработка решения проблемы
  • Назначение ответственных за решение проблемы

 

2. Собрание для принятия решения

Задача:

  • Озвучивание вопроса, по которому должно быть выработано решение
  • Выработка альтернативных вариантов решения
  • Процесс принятия решения: единодушно, голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей
  • Назначение ответственных за реализацию решения

 

3. Собрание для передачи информации

Задача:

  • Информирование об изменениях, новостях и т.д.
  • Обмен мнениями по тому или иному вопросу
  • Публичные отчёты
  • Предоставление коллективной обратной связи

 

4. Неформальное собрание

Задача:

  • Спонтанно инициированное общение на нерабочие темы
  • Получение представления об уровне мотивации сотрудников
  • Введение в курс дела о нерабочих моментах жизни сотрудников, которые так или иначе могут повлиять на их работу
  • Получение информации об атмосфере и настроениях в коллективе в целом

 

 

ПРИНЦИПЫ СОБРАНИЯ

 

1. Принцип синергии.

Эффект синергии давно известен психологам. Помните? – Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность – проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

 

2. Принцип сплочённости.

Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счёт чего? Ключ к формированию команды – совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живёт режим совещания. Совещания и планёрки – мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании – проводите еженедельные планёрки качественно.

 

3. Принцип понятности.

Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек – вольно или невольно, осознанно или нет – сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели её эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

 

 

СТРУКТУРА СОБРАНИЯ

 

1. Начало:

  • Сообщите цель
  • Определяйте задания и действия
  • Придерживайтесь регламента

 

2. Ведение собрания:

  • Делайте вступление к теме
  • Поощряйте дополнения и комментарии от участников
  • Наблюдайте за обсуждением: используйте полномочия своей должности для контроля

 

3. Принятие решения:

  • Принимайте решения и постановления
  • Проверяйте понимание и согласие следовать решению

 

4. Действие:

  • Подвести итоги
  • Представляйте краткий план действий
  • Определяйте/распределяйте ответственность за выполнение

 

Тактика ведения собрания:

  • Заранее раздайте команде распечатки с итогами работы и другие необходимые документы
  • Концентрируйте повестку дня на предстоящих действиях, а не на обсуждении уже полученных результатов
  • Проинструктируйте команду о целях собрания и требованиях, которые будут к ним предъявляться
  • Никогда не критикуйте людей на собраниях за плохую работу (делайте это в частном порядке), но всегда отмечайте хорошую работу
  • Суммируйте итоги дискуссии и согласуйте с командой свои дальнейшие действия
  • Держите под контролем сильных в профессиональном плане работников команды и вовлекайте сотрудников послабее
  • Опросите всю команду, прежде чем принимать решение
  • Придерживайтесь отведённого времени и дорожите каждой минутой
  • Оставайтесь активным и сохраняйте живой темпа протяжении всего собрания
  • Фиксируйте все договорённости

 

Тайм менеджмент собраний

  • Оптимальная средняя длительность собрания 50 минут
  • Максимальной длительностью собрания считается 1,5-2 часа (в исключительных случаях – до 2,5 часов)
  • Время рассмотрения одного вопроса не должно превышать 45 минут
  • Оперативное и инструктивное собрание не должно длиться более 20-3- минут
  • Собрание «Летучка» проводится, как правило, в течение 5-10 минут
  • В ходе достаточно длительного собрания (от двух и более часов) рекомендуется делать перерывы, иначе через два часа у участников наступит период «отрицательной активности».
  • Оптимальная продолжительность перерывов – 10 минут (после 45-50минут работы) и 15 минут (после 1,5 часов работы)

 

 

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ

 

  1. Начинайте минута в минуту. Пунктуальность – это знак уважения к людям и их рабочему графику, а также проявление авторитета. Коллеги знают, что если появятся вовремя, то и уйдут вовремя, а значит, будут стремиться к пунктуальности.
  2. Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе собрания руководитель должен придерживаться запланированной повестки дня и времени, отведённый на каждый её пункт.
  3. Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Даже если обсуждаемые темы пересекаются, по каждому из вопросов должен быть подведён чёткий итог.
  4. Заканчивайте точно в срок. Люди более склонны придерживаться пунктов повестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть стимул – скорый уход из конференц-зала. Будет замечательно, если вы сможете завершить собрание несколькими минутами раньше срока, но не в коем случае не задерживайте участников дольше, чем было обещано.
  5. Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необходимости. Приглашать на собрания имеет смысл только тех, кто не попал в список приглашённых. Аналогично, не следует задерживать участников, вопросы которых уже решены. Присутствующим наверняка есть чем заняться, а значит, лучше отпускать, как только будет обсуждён пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение.
  6. Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно сделать внеплановый перерыв, или же просто снять напряжение хотя бы шуткой.
  7. Избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться мыслями, обдумать решения предыдущего собрания и подготовиться к следующему.

 

 

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

 

Когда необходимо проводить собрание

  • Вы нуждаетесь в информации или совете, который вам могут предоставить сотрудники
  • Вы хотите, чтобы ваша команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы
  • Вы хотите поделиться информацией, поставить коллектив в известность о конкретной ситуации или чётко показать свою позицию по тому или иному вопросу
  • Вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения
  • Вы считаете, что нужно чётко объяснить работу по решению определённой проблемы или вопроса
  • Вы считаете, что ваши сотрудники испытывают необходимость в собрании

 

Когда не нужно проводить собрание

  • Вопрос индивидуальный и может быть улажен один на один
  • У вас нет времени на подготовку
  • Для данной цели существует возможность использовать другой метод: записка, коммуникатор, электронная почта, телефонный звонок
  • Вопрос не настолько важен, чтобы тратить на него время
  • Вашим сотрудникам нужно время, для того чтобы войти в курс дел
  • Вопрос уже решён.

 

Вопросы для подготовки к собранию:

  1. Какая основная цель собрания?
  2. Каким должен быть результат этого собрания?
  3. Кто должен присутствовать?
  4. Какие основные вопросы, что второстепенно?
  5. Как лучше построить собрание?
  6. Какова структура совещания?
  7. Сколько времени можно выделить н собрание?
  8. Что необходимо подготовить – отчёты, анализ?
  9. Имеют ли сотрудники информацию о целях, вопросах, времени совещания?
  10. Что случиться, если мы не проведём это собрание?

 

Причины неэффективных собраний:

  • Неясные или нечёткие собрания
  • Неподготовленность ведущего либо участников
  • Отсутствие или несоблюдение регламента
  • Избыточное число участников
  • Отсутствие повестки дня
  • Отсутствие протокола
  • Отсутствие контроля за исполнением принятых решений
  • Слабое руководство ведения собранием
  • Необязательность присутствия
  • Неконструктивное обсуждение
  • Отсутствие уверенности участников в важности собрания
  • Игнорирование установленных процедур

 

В заключение отметим, что эффективное собрание позволяет быстро решать даже самые сложные вопросы, наметить пути дальнейшего развития, поделиться информацией, а также поддерживать вовлеченность сотрудников на высоком уровне.

 

Следите за нашими публикациями и будьте в курсе актуальных вопросов.

 

 

Команда «Академия продаж»

19.05.2017

 

На главную: