Тайм-менеджмент | личная эффективность

Тайм-менеджмент

Управление временем стало основным вызовом в личной эффективности и продуктивности для современных и амбициозных людей. Быстрый темп жизни, большой объем информации затрудняют достижение важных для каждого из нас целей.

 

Успешные люди как один говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и обратите внимание на то, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги наперёд.

 

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха.

 

«Вы никогда не сможете "найти" время для чего-то. Если вам нужно время, возьмите его.» 

Чарльз Бракстон

 

 

 

ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ?

 

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) – это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

 

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского “time managment” и представляет собой комплекс действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, затрачиваемого на определённую работу, что позволяет существенно увеличить свою продуктивность и результативность.

 

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса, но по мере развития цивилизации это понятие стало расширяться и включать в себя различные аспекты личной деятельности человека.

 

Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, так как служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

 

В наши дни созданы и успешно развиваются специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

  • Стратегическое планирование;
  • Тактическое планирование;
  • Оценка личной эффективности;
  • Оценка управленческой эффективности;
  • Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора;
  • Определение основных факторов для выработки собственного плана;
  • Умение расставлять приоритеты;
  • Инструмент «Mind Mapping»;
  • Обучение основам использования обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и др.);
  • Анализ достигнутого;
  • Изучение методик совершенствования процесса достижения целей.

 

 

 

ЧТО ДАЕТ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ?

 

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Таким образом, если вы намерены повысить свою производительность, твёрдо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

 

Умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляют существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

 

Компетенция управления временем даёт человеку много преимуществ, таких как:

  • Значительно чаще других достигает поставленных целей;
  • Достигает целей в разы быстрее, чем те, кто не обладают таким навыком;
  • Способен достичь успеха практически в любой сфере деятельности;
  • Имеет больше времени на отдых, времяпрепровождение с близкими и занятие любимыми делами;
  • Способен выполнять несколько различных дел в течение короткого промежутка времени;
  • Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее;
  • Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье;
  • Меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов;
  • Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события;
  • Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование;
  • Всегда имеет чёткий план действий;
  • Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора;
  • Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь.

 

 

 

КАК НАУЧИТЬСЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ?

 

Все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффектно управлять временем своей жизни, другим приходиться этот навык развивать и оттачивать.

 

С научной стороны управление временем имеет свою технику (алгоритм), состоящую из нескольких важных процессов, которым мы обучаем на тренингах в «Академии продаж»:

  1. Анализ.
  2. Разработка и составление стратегий.
  3. Целеполагание.
  4. Планирование и приоритезация.
  5. Реализация процесса.
  6. Контроль достижения целей.

 

При этом, если вы не прошли специализированное обучение по этой теме, мы подскажем вам как самостоятельно овладеть навыками управления временем, насколько это возможно. Далее в статье мы приведём несколько важных тезисов и поделимся ключевым правилами тайм-менеджмента.

 

Планирование высвобождает время.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. 

 

«Правило 6 П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

 

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач – это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…».

 

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

 

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

 

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

 

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача – дерево, а подзадачи для ее выполнения – ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

 

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

 

Самое главное – определить главное. 

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

 

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьёзные последствия, если не будет выполнена в срок.

 

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод ABCD-анализ.

Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьёзными последствиями в случае невыполнения.

Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело В, пока не выполнена задача А, а за дело С, пока открыта задача В, и т.д. Буква D означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

 

Закон принудительной эффективности.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определённый период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

 

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

 

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесёт наибольшую выгоду и результат.

 

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные.
  2. Важные, но не срочные.
  3. Срочные, но не важные.
  4. Не срочные и не важные.

 

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

 

1. Первостепенные задачи – это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы – за них нужно приниматься самому и немедленно.

 

2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.

 

3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать (делегировать другим) или уменьшать их количество.

 

4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычёркивать из Вашего списка.

 

«Съешьте лягушку»

Старая притча гласит: «Если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день». Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаёте лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений – просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

 

Слово «нет» экономит неожиданно много времени.

Самое главное слово для организации собственного времени – это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

 

Следите за тем, на что Вы тратите своё рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

 

Составьте рейтинг таких никчёмных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

 

Три вопроса для вашей эффективности.

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдёт, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшить положение?
  3. Как использовать своё время с наибольшей пользой?

 

Ответы на эти вопросы позволят удвоить вашу производительность.

 

Корзина для мусора способна на многое.

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора – один из самых эффективных инструментов управления временем.

 

Принцип равновесия.

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объёма работы – это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

 

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмёт своё, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно.

 

Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, – ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

 

 

ЗОЛОТЫЕ ПРАВИЛА ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

 

  1. Всегда знайте одно главное дело, которое вам обязательно нужно сделать в течение дня.
  2. В течение дня расставляйте приоритеты. Нет двух задач одинаково важных – всегда приоритезируйте.
  3. Планируйте только 4-5 часов реальной работы в день. Цените ваше время и и сделайте его действительно ценным.
  4. Установите режим работы и придерживайтесь его.
  5. Работайте много, когда вы в потоке, и расслабьтесь, когда вы не в нем.
  6. Хватит многозадачности. Она просто убивает вашу концентрацию.
  7. Начните с коротких задач, чтобы сдвинуться с мёртвой точки.
  8. Работайте итеративно (постоянно анализируйте промежуточные результаты), маленькими порциями. Желание сделать все идеально душит результат.
  9. Работать дольше, не значит работать лучше. Эффективно используйте своё рабочее время и других.
  10. Разделите рутинные и стратегические задачи, чтобы стать более продуктивным.
  11. Назначайте важные встречи утром.
  12. Объединяйте встречи и коммуникации (почта, звонки) в блоки, чтобы выделить время для непрерывной работы.
  13. Старайтесь держать контекст в течение дня. Не расфокусируйтесь.
  14. Боритесь с прокрастинацией. Не откладывайте то что нужно сделать сейчас на потом.
  15. Разбивайте большую работу на простые задачи.
  16. Делегируйте и научитесь пользоваться помощью других людей.
  17. Переверните вчерашнюю страницу, думайте только о сегодня и завтра.
  18. Установите дедлайны для всего.
  19. Всегда записывайте и «паркуйте» все идеи.
  20. Отдыхайте!

 

В заключение отметим, что тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, наслаждаться каждым моментом времени, в котором мы находимся сейчас, находить время для родных и близких нам людей, выделять время для саморазвития – жизнь начнёт приобретать яркие краски и становиться куда более интересней!

 

Следите за нашими публикациями и будьте в курсе актуальных вопросов.

 

По материалам: Psyfactor.org., 4BRAIN

 

Команда «Академия продаж»

04.09.2016

 

На главную: