Как убеждать людей с помощью презентации?

Как убеждать людей с помощью презентации?

Развивая свою профессиональную деятельность, достигая новые цели и выходя на новые возможности, мы все чаще используем презентацию во взаимодействии с другими людьми.

 

Эти презентации имеют различные варианты исполнения, техники и инструменты проведения, при этом, целевой характер у них один – это убеждение и влияние на других.

 

В этой статье мы расскажем о том, как подготовиться и провести эффективную презентацию в контексте переговоров, собраний, конференций, тренингов, мастер-классов и т.п..

 

Начнём с того, что презентация это не урок, и люди, проводящие презентацию, не должны отождествлять свою роль с ролью учителя.

 

Аудитория ведущего презентацию практически всегда приглашена либо им самим, либо его организацией. Потребность ведущего сообщить информацию, как правило, гораздо сильнее потребности аудитории эту информацию получить.

 

Задачи презентации (убедить лицо или группу лиц):

  • Принять или пересмотреть свою позицию;
  • Принять или изменить мнение;
  • Совершить или воздержаться от совершения действия или принятия решения.

 

Презентация считается успешной, если она возбудила любопытство и вызвала желание получить больше информации: это желание можно удовлетворить другим способом и в другое время. Если презентация закончится неудачей, дальнейшего обсуждения не будет, но если она будет иметь успех, аудитория, для которой она проводилась, захочет изучить тему более подробно …

 

 

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

 

Прежде чем приступать к разработке презентации, необходимо чётко определиться с её целями. Как только вы определите конкретную цель презентации и в точности решите для себя, на какую аудиторию она рассчитана, что этой аудитории известно и о чём она хочет узнать, можете приступать к планированию презентации.

 

Общее для любого проекта правило заключается в том, что чем раньше допущена ошибка, тем серьёзнее её последствия для проекта в целом и тем труднее её исправить. Если на начальном этапе подготовки презентации принята неверная концепция или что-то упущено, то затраченное впоследствии время, мысли и работа пропадут даром.

 

I. Точно сформулируйте цель.

Первый вопрос, который необходимо задать вопрос – зачем вы вообще проводите презентацию (или что должно стать результатом презентации). На этот вопрос очень легко дать размытый, общий ответ; ваша цель – сузить его до одного предложения, в котором точно и лаконично выражена чёткая цель по SMART (читайте статью “Как поставить SMART цели и быть успешным”). 

 

II. Определите целевую аудиторию.

Вторая часть процесса обдумывания тесно связана с первой частью. Вы не можете начать формулировать ни один из разделов презентации, пока не определитесь с этой частью.

Если на предыдущем этапе стоял вопрос: «Что мы хотим сообщить?», то здесь – Кому мы сообщаем это?». Для ответа на этот вопрос вам необходимо постараться проникнуть в мысли вашей аудитории.

 

Задайте себе такие вопросы как (получите ответы, поговорив с кем-то или «погуглив»):

  • Что они думают о теме презентации?
  • Что им уже известно из этого?
  • Каков уровень их интереса и понимания темы?
  • Как они этим пользовались или будут пользоваться?
  • Где и почему может быть сопротивление?

 

Важно выяснить уровень заинтересованности, информированности, понимания, опыта, степени предубеждения и сопротивления, которые можно ожидать от своей аудитории.

 

Если презентация проводится на уровне коалиционных переговоров, то вам необходимо использовать инструмент «Карта отношений» (тренинговая программа «Целенаправленные переговоры, часть 2»), где проводится основательная подготовительная работа с определением портретов участников переговоров: «Союзники или потенциальные союзники, непреодолимые оппоненты», а также их роли: «Влияет, подчиняется или противостоит».

За более детальной информацией обращайтесь в центр обучения и развития «Академия продаж».

 

III. Определите составные части презентации.

Очень простой вопрос: что же нужно включить в презентацию?

Главная задача заключается в том, чтобы выяснить для себя последовательность наших рассуждений.

 

Рекомендации по наполнению презентации:

  • Запишите вопросы, которым посвящён каждый раздел;
  • Проставьте напротив каждого раздела и подраздела время – это помогает вовремя заметить перегрузку;
  • Разделите все составляющие на три колонки / критерия: А, В и С: А – это то, что необходимо включить, В – следовало бы включить, С – стоило бы сказать, если останется время;
  • Записав все вопросы, постройте их в логической последовательности, чтобы вопросы следовали друг за другом наиболее естественным образом.

 

При желании на полях можно записать и выступающих, если их несколько, а также время каждого выступления. Важно, чтобы все участники, отвечающие за свою часть презентации, хорошо знали темы всех остальных, прежде чем приступать к обдумыванию своей собственной, для этого разошлите каждому «выступающему» копию логической последовательности презентации.

 

IV. Структура презентации.

Если предыдущие этапы выполнены успешно, мы знаем, что хотим сказать, зачем, в каком порядке и кому. Теперь необходимо решить, какова будет структура презентации. Главная задача заключается в том, чтобы превратить логические рассуждения в интересную беседу или цикл бесед.

 

1. Вступление.

Вступление имеет двойное значение – оно определяет некоторые важные факты, а также помогает выступающим установить взаимоотношения с аудиторией с помощью «нейтрального материала», который примут и согласятся все.

 

Вступление состоит из пяти элементов:

  • Учтивое приветствие – просто поблагодарите людей за то, что смогли уделить вам время, и выразите надежду, что они проведут его с пользой;
  • Рассказ о себе – ваше имя и должность, при необходимости – немного о себе и о своих коллегах;
  • Намерение – это то, что вы собираетесь объяснить, предложить или показать на своей презентации;
  • План проведения – сколько времени займёт презентация будет ли она разбита на тематические разделы, в одной аудитории или нескольких, перерывы и другая логистическая информация;
  • Правила проведения – в частности, хотите ли вы, чтобы вас перебивали, если у кого-то появятся вопросы, или с вопросами лучше подождать до конца выступления, или стоит отложить все вопросы до конца презентации?

 

Первые несколько минут презентации имеют огромнейшее значение. Если вы хотите, чтобы люди приняли то, что вы говорите, у них должны быть некоторые основания считать, что вы во многом похожи на них. Удачная шутка, сказанная к месту, подходящая по ситуации и действительно смешная – идеальный способ дать им почувствовать себя людьми одного с вами племени.

 

Альтернативные способы создания атмосферы «одобрения»:

  • Любое искреннее выражение личных чувств;
  • Честное разоблачение некоторых своих поступков;
  • Замечание, умаляющее собственное достоинство.

 

2. Основная структура.

А. Ситуация. Аудитория приглашённых людей вначале презентации сродни с лошадями до начала забегов на скачках – они рассредоточены повсюду и смотрят в разные стороны. Задача стартера на скачках – построить их в одну линию на исходной позиции, чтобы все они одновременно начали забег в нужном направлении. Задача выступающего на презентации во многом схожа с его задачей. Если вы без всяких вступлений пуститесь в изложение материала, вы рискуете потерять аудиторию, вы бросите их у линии старта. Поэтому вам необходимо сплотить аудиторию и присоединиться к ней. 

 

Б. Усложнение. Эта та часть презентации, в которой вы обосновываете необходимость внесения изменений, показав почему сложившаяся ситуация не может больше продолжаться или почему было бы неразумно продолжать её. Должна произойти какая-то радикальная перемена, или должна существовать опасность, или опасение, или возможность, иначе вы бы не стали устраивать презентацию.

 

В. Рекомендации. В эту часть презентации можно включить оценку альтернативных вариантов, демонстрацию изделий, описание услуг, определение возражений, сравнение цен, представление доказательств, приведение примеров.

 

Если ваша презентация не имеет альтернативных вариантов, а сводится к одному предложению, тогда можете применять в своей презентации мнемоническую схему “6P”:

  • Предисловие (Preface);
  • Положение вещей, или ситуация (Position);
  • Проблема (Problem);
  • Возможности (Possibilities);
  • Предложение (Proposal);
  • Постскриптум, или заключение (Postscript).

 

3. Обобщение.

Закрытие презентации, так же как и открытие, имеет слишком большое значение, чтобы оставить его на волю случая или капризы ситуации. Крайне необходимо иметь план завершения, который впоследствии можно улучшать во время презентации.

Во время составления концовки вам необходимо вернуться к начальному утверждению или намерению. Цель презентации и определяет её окончание.

 

Окончание презентации включает:

  • Обобщение значимых фактов и аргументов и повторение ключевых материалов наглядных пособий;
  • Рекомендации по выбору направления деятельности (предложение);
  • Предложение следующего этапа и, если предложение принято, определение плановых сроков;
  • Перечень вспомогательной литературы / сопутствующих презентаций (при наличии таковых), которые вы распространяете / можете передать в данный момент;
  • Выражение благодарности за проявленное внимание;
  • Приглашение задавать вопросы.

 

В заключение отметим, что навыки эффективной презентации в наше время становятся важным конкурентным преимуществом современного человека. Используйте эту информацию для совершенствования и развития себя, создавайте великолепный продукт или сервис и продвигайте его с помощью презентации.

 

Следите за нашими публикациями и будьте в курсе актуальных вопросов.

 

По материалам книги "Effective Presentation" Antony Jay & Ros Jay

Команда «Академия продаж»

18.07.16

 

На главную: