Так много нужно сделать; так мало для этого времени. Ресурсы ограничены, а потребности – нет. Нужно со многими повидаться, съездить в разные места, многое сделать. Некогда сказать «привет» или «пока», т. к. опаздываешь на важное совещание.
Знакомо? Такова жизнь и работа. Каждому нужно сделать больше, чем он способен. Возможности организаций больше, чем ресурсы, которыми они располагают.
Чем выше ты поднимаешься по служебной лестнице в организации, тем больше тебе придется делать и тем меньше остается на все это времени. Все сделать невозможно. Нужно определять приоритеты и уметь хорошо управлять временем, чтобы выжить и познать успех..
РАЗВИТО:
- Посвящает свое время и время других первоочередным задачам
- Быстро концентрируется на основополагающих моментах и откладывает в сторону все второстепенное
- Быстро чувствует, что способствует и что мешает достижению цели
- Устраняет препятствия
- Намечает цели (приоритеты)
НЕ РАЗВИТО:
- Не видит разницы в том, что является основным для выполнения задачи, а что просто неплохо бы сделать
- Плохо выделяет основные моменты как в своей работе, так и в работе других
- Может думать, что все одинаково важно, может чрезмерно загружать других беспорядочной деятельностью
- Может ставить активность во главу угла и делать все понемногу и быстро
- Может плохо контролировать свое время
- Может не уметь сказать «нет»; хочет делать все
- Плохо представляет себе, как надо устранять препятствия
НЕКОТОРЫЕ ПРИЧИНЫ:
- Ты чересчур активен; постоянно находишься в движении
- Не можешь сказать «нет»
- Ты эгоист; переоцениваешь свои возможности
- Ты перфекционист; хочешь делать все
- Плохо концентрируешь внимание; хочешь делать все, но понемногу
- Управление временем; ты слишком занят, чтобы установить приоритеты
- Нарываешься на неприятности
ЗАМЕСТИТЕЛИ:
17. Качество принимаемых решений
24. Профессиональные/ технические навыки
33. Умение слушать
47. Планирование
51. Решение проблем
ЧРЕЗМЕРНО ИСПОЛЬЗУЕТСЯ:
- Может позволить мелочам перерасти в проблему
- Может легко сбрасывать со счетов приоритеты других
- Может действовать расхолаживающе при наличии сложной задачи, сведя все сложное в скопление маловажных деталей
- Может путать простое с упрощенным
- Может стать слишком доминирующей силой для группы при решении приоритетных задач
КОМПЕНСАТОРЫ:
2. Работа в неопределенных ситуациях
3. Доступность
17. Качество принимаемых решений
46. Широкий кругозор
65. Управление видением и целью
70% НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ:
1. ОТКЛОНИЛСЯ ОТ ЦЕЛИ? ЧЕТКО СТАВЬ ЗАДАЧИ И ЦЕЛИ.
Что именно нужно сделать? Работай по годовому плану и стратегическому плану, чтобы понять главные для задания вещи, которые следует сделать. Нужна помощь? – См. № 58 «Стратегическая гибкость» и № 47 «Планирование».
2. НУЖНА ЯСНОСТЬ В ОТНОШЕНИИ САМОГО ВАЖНОГО? СОСТАВЬ СПИСОК ЦЕЛЕЙ В ПОРЯДКЕ ПРИОРИТЕТА.
Основываясь на цели, определи, что является самым главным для выполнения задания, что является важным, что неплохо сделать при наличии времени и что не является основным для выполнения стоящей перед тобой задачи. При необходимости выбирать из нескольких вариантов дел и способов их выполнения, применяй данную шкалу и всегда начинай с самого главного.
3. СЛИШКОМ МНОГО РАБОТЫ?СЛЕДИ ЗАТЕМ, ЧТОБЫ НЕ УГОДИТЬ В ЛОВУШКУ АКТИВНОСТИ.
Джон Коттер в своей работе «Руководители высшего звена» (John Kotter, The General Managers) показал, что успешные руководители проводили примерно половину своего рабочего времени над одним или двумя приоритетными делами, которые они описывали в принятой у них терминологии, а не в терминологии, определенной в бизнес- или организационном плане. Более того, они не пытались столько же работать над небольшими, но взаимосвязанными вопросами, которые обычно отнимают много времени. Таким образом, вместо того, чтобы посвятить свое время и время остальных решению 97 достаточно срочных и связанных с ними мелких вопросов, они постоянно возвращались к трем вопросам, которые съедали практически все их время.
5. НУЖНО УЖЕ НАЧИНАТЬ? ДЕЙСТВУЙ.
Многократное определение приоритетов и работа над ними. У тебя может быть немного времени на раздумья. Многие жизненно важные решения принимаются сразу, при отсутствии полноты информации. Никто не может быть прав постоянно под таким давлением. Перфекционисты испытывают с этим большие проблемы. Жди столько, сколько можешь, и затем «стреляй так метко», как сможешь. Нужна помощь? – См. № 32 «Способность к быстрому обучению».
6. ТЫ СКОНЦЕНТРИРОВАЛСЯ НА БОЛЕЕ ПРИЯТНОМ? НЕ ВЫДЕЛЯЙ ТОЛЬКО ЛЮБИМЫЕ ЗАДАЧИ.
Старайся не руководствоваться только тем, что любишь и что не любишь. Этот способ определения приоритетов станет со временем бесполезным. Используй информацию, интуицию и даже чувства, но не только чувства.
7. ВРЕМЯ ВЫБИРАТЬ? ВЗВЕСЬ ВАРИАНТЫ.
Когда ты увязаешь в делах, запишите все «за» и «против» по каждому варианту. Проверь, какие последствия они будут иметь в ближайшем и отдаленном будущем? Есть ли разница в цене? Является ли один ресурс более оптимальным, чем другой? Является ли один более успешным, чем другой? Подумай о связи ближайших и удаленных задач. Иногда то, что ты собираешься сделать сегодня, может плохо отразится на тебе или твоей организации впоследствии, делая выбор в пользу ближайших или удаленных задач, остановись на минуту и подумай о последствиях. Подкорректируй себя, если это необходимо Нужна помощь? – См. № 65 «Управление видением и целью».
8. У ТЕБЯ НЕ ХВАТАЕТ ВРЕМЕНИ? БЕРЕГИ ВРЕМЯ.
Время, использованное на составление плана и определение приоритетов, высвободит время в будущем и окажется более продуктивным, чем простое погружение в задания, чтобы выполнить его вовремя. Многие не уложившиеся в график люди говорили, что у них не было времени на составление плана и распределение времени. По мнению Стивена Кови, высказанному им в книге «Семь навыков высокоэффективных людей», это так же важно, как «заточка пилы». Нужна помощь? – См. № 62 «Управление временем».
9. ТЫ СТАРАЕШЬСЯ ЧЕГО-ТО ИЗБЕЖАТЬ? НЕ СТОИТ МЕДЛИТЬ.
Стремление уйти от выбора приведет к необходимости сделать еще больший выбор. Уходить от выбора – значит осложнять жизнь, упускать возможности. По сути, это все равно, что заплатить всю сумму сегодня или в два раза больше завтра. Нужна помощь? – См. № 12 «Управление конфликтами».
10. НЕ ТРАТИШЬ ЛИ ТЫ ВРЕМЯ ВПУСТУЮ? БЕРЕГИ ВРЕМЯ ДРУГИХ.
Как правило, чем выше должность, которую ты занимаешь, или должность того человека, с которым ты имеешь дело, тем меньше времени у тебя и у него/нее. Старайся экономно и производительно использовать время других. Переходи к делу и решай его. Дай людям возможность раскрыть перед собой новые направления для дискуссии и продолжения работы, но если это не происходит, прощайся и уходи.
20% ОБУЧЕНИЕ С ПОМОЩЬЮ ДРУГИХ
4. У ТЕБЯ ЕСТЬ СВОЕ МНЕНИЕ? ПОЛУЧАЙ ПОМОЩЬ ОТ ДРУГИХ.
При необходимости сделать несколько интересных дел поделись с окружающими информацией, чтобы узнать их мнение. Тебе не обязательно делать то, что они скажут, но всегда лучше иметь на вооружении несколько мнений, чем только свое собственное. Нужна помощь? – См. № 33 «Умение слушать».
10% РЕКОМЕНДОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
- Managing executive attention in the global company. Birkinshaw, j., Bouquet, C, & Ambos, T. C. (2007). MIT Sloan Management Review, 48(4), 39-45.
- The answer to how is yes: Acting on what matters. Block, P. (2001). San Francisco: Berrett-Koehler Publishers.
- Сталкиваясь с реальностью. Как адаптировать бизнес- модель к меняющейся среде. Боссиди, Л„ и Чаран, Р. (2007). Москва: Вильямс.
- Исполнение. Система достижения целей. Боссиди, Л., и Чаран, Р. (2012). Москва: Альпина Паблишер.
- Prioritize! A system for leading your business and life on purpose. Calhoon, J,, & Bruce, J. (2005). Sevierville, TN: Insight Publishing.
- Эффективный руководитель. Друкер, П.Ф. (2012). Москва: Манн, Иванов и Фербер.
- Цель. Процесс непрерывного совершенствования. Голдрат, Е.М., и Кокс, Дж. (2009). Поппури.
- The agenda: What every business must do to dominate the decade. Hammer, M. (2001). New York: Crown Business.
- Time management: Set priorities to get the right things done. Hoover, J. (2007). New York: HarperCollins Business.
- Achieving objectives made easy! Practical goal setting tools and proven time management techniques. Le Blanc, R. (2008). Maarheeze, NL: Cranendonck Coaching.
- Competing against time: How time-based competition is reshaping global markets. Stalk, G„ Jr., &Hout,T.M, (2003). New York: Free Press.
- Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас. Трэйси, Б. (2011). Москва: Альпина Паблишер.
Вернуться на главную «РУКОВОДСТВО ПО САМОРАЗВИТИЮ»